Urgent – Imogen PR
Senseless urgency hurts your well-being and productivity levels.
Anda adalah pekerja keras. Anda sangat bangga akan karir Anda. Akan tetapi terkadang, Anda merasa seperti berlari tanpa arah. Faktanya, 40 persen orang Amerika mengalami kecemasan selama hari kerja mereka, dan 72 persen mengatakan itu mempengaruhi pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka. Banyak para pekerja yang mempunyai pekerjaan yang mendesak yang membuat panik, sibuk, dan selalu terburu buru, tetapi itu semua tidak efektif. Ini pasti menyebabkan kelelahan yang merusak fisik dan mental Anda. Hal ini juga mengakibatkan tenggat waktu yang terlewatkan dan pengerjaan ulang.
Zaman sekarang “urgensi” menjadi sesuatu yang sensitif khususnya tentang waktu, entah itu beneran penting ataupun tidak penting. Hal yang tidak penting inilah akan menghasilkan stress dan distraksi yang disebut menjadi urgensi yang tidak produktif. Ada dua tipe urgensi yang tidak produktif yaitu palsu dan dapat dihindari. Urgensi yang palsu dapat dicontohkan seperti ketika Anda merespon pesan yang Anta tau itu tidak mendesak. Penelitian menjelaskan bahwa interupsi membutuhkan 20 menit untuk pindah ke urusan lain. Beberapa orang menerima email dengan subjek email “urgent” lalu beralih menjadi “URGENT” atau “SANGAT URGENT.” Semakin menggunakan capslock maka akan semakin meningkat urgensinya.
Kemudian ada urgensi yang dapat dihindari. Ini diakibatkan oleh hal-hal seperti penundaan, disorganisasi, komitmen berlebihan, atau manajemen waktu yang buruk. Dijelaskan di buku “The Urgency Playbook” hal pertama yang harus dilakukan adalah jangan menangis, jangan merasa selalu mendesak padahal tidak. Simpan rasa mendesak yang benar bena mendesak yang tidak dapat dihindari.
Menumbuhkan pola pikir yang proaktif dapat membantu Anda untuk menerima urgensi atau sesuatu yang mendesak. Urgensinya seperti es krim: mudah dimakan, membuat ketagihan, dan dapat merusak selera makan Anda. Seperti es krim, urgensi memiliki banyak rasa. Ada jenis yang destruktif, tidak produktif, ada juga yang wajar, ada yang tidak.
Anda harus membatasi jenis urgensi yang dapat diterima. Sangat penting untuk memikirkan dengan pikiran yang tenang mengenai urgensi yang bisa diambil. Tidak peduli dengan posisimu, selalu pikirkan urgensi yang bisa Anda terima dan yang tidak bisa Anda terima. Dalam Urgency Playbook’s juga dijelaskan di poin ke dua yaitu Ambil urgensi dengan sepenuh hati dan hindari membuat urgensi yang tidak penting untuk orang lain.
Prinsip-prinsip ini terkait erat. Keduanya terlibat dalam membuat gaya kerja proaktif yang Anda tuju. Ketika Anda bekerja secara proaktif, Anda bertindak dengan cara yang memaksimalkan manfaat dan meminimalkan kerugian untuk diri sendiri dan orang lain. Mengubah kebiasaan dan perilaku yang sudah tumbuh menjadi sulit, tetapi semuanya berasal dari kesadaran dan pandangan Anda. Untuk memulai, ada beberapa pola pikir yang dapat Anda fokuskan untuk berkembang.
Next, be someone who pays it forward. This means considering the needs of your colleagues. Are you working in a way that makes their lives easier?
Berusahalah untuk melakukannya dengan benar untuk pertama kalinya. Poin paling penting adalah selalu memprioritaskan sesuatu berdasarkan kepentingan bukan urgensi. Cobalah untuk meminimalkan penundaan. Penundaan sering terjadi ketika menghabiskan waktu atau kompleks, atau ketika tidak ada tekanan eksternal.
Implement aproactive system to manage your work effectively and boost productivity.
Pertimbangkan sistem produktivitas Anda saat ini. Trik untuk memaksimalkan produktivitas Anda adalah dengan beroperasi di zona proaktif. Urgensi Prinsip keempat Playbook – kasih tau mereka ketika Anda memang membutuhkannya. Contohnya ketika meminta pekerjaan, selalu nyatakan tenggat waktu, dan pastikan tim Anda melakukan hal yang sama. Sekarang, bersiaplah untuk mengubah sistem Anda saat ini menjadi sistem yang lebih proaktif.
Urgency dials can be adjusted to manage competing priorities and deadlines.
Seperti tombol volume, tombol darurat dapat diputar ke atas atau ke bawah untuk mendapatkan keseimbangan tepat saat mengelola masalah yang mendesak atau tenggat waktu yang mendekat. Kami semua ingin memberikan pekerjaan yang berkualitas
dengan tenggat waktu yang pas. Selanjutnya, pertimbangkan sumber daya Anda. Jika tim Anda salah merasa keteteran di bawah tekanan, bawa lebih banyak lagi sumber daya untuk membantu.
To defend against external urgency, you can either Respond or Absorb.
Sekarang Anda mengetahui bagaimana untuk lebih proaktif, tetapi bagaimana Anda menyelasaikan urgensi saat sedang bekerja dalam kelompok? Nah, itu salah satu ciri kepemimpinan berkaliber tinggi: mengetahui caranya untuk mendesak dan meningkatkannya untuk mendapatkan hal-hal yang tepat dilakukan pada waktu yang tepat selalu jaga agar rekan kerja Anda tetap aktif, zona produktif.
Garis besar prinsip keenam Playbook Urgency yaitu gunakan alat yang sesuai untuk permintaan mendesak. Email digunakan untuk segalanya dan sangat tidak mengenakan jika digunakan sebagai alat untuk menyampaikan urgensi. Pastikan Anda memiliki alat yang Anda rasa efektik untuk menyampaik urgensi.
Katakanlah ada masalah atau peluang yang akan datang, dan Anda membutuhkan tim Anda untuk maju mengatasinya tepat waktu. Maka Anda perlu meningkatkan urgensi produktivitas untuk menghindari adanya pertanyaan yang tidak diinginkan. Kuncinya di sini adalah responsif, tidak reaktif sama seperti penjelasan yang dijelaskan di Urgency Playbook.
Referensi:
Crowley, D. (2020). Urgent! Strategies to Control Urgency, Reduce Stress and Increase Productivity. United Kingdom: Wiley.
